Transparantere en eerlijkere sollicitatieprocedure voor ­aiossen blijkt een puzzel

En dat is om meerdere redenen problematisch: het kan leiden tot kansenongelijkheid en minder diversiteit binnen de groep aiossen, niet alleen in culturele achtergrond maar ook in kwaliteiten anders dan een wetenschappelijke of klinische blik bijvoorbeeld. De medische vervolg­specialismen zouden een voorbeeld kunnen nemen aan elementen van de sollicitatieprocedures voor de huisartsopleiding en de opleiding tot arts maatschappij + gezondheid, stelt de NFU. Denk aan het landelijk organiseren van de opleiding, duidelijke procedures, onafhankelijke sollicitatiecommissies en gestandaardiseerde sollicitatiegesprekken.

Ook De Jonge Specialist (DJS) pleit voor meer transparantie in de sollicitatieprocedure, omdat het als anios lastig in te schatten is wat je moet doen om je kansen op een opleidingsplek te vergroten. Daarnaast is DJS een voorstander van meer landelijke eenheid in het aannamebeleid.

Medisch Contact sprak met vier opleiders die nauw betrokken zijn bij het selectie- en sollicitatieproces. Welke stappen hebben zij tot nu toe gezet?

Gynaecoloog Petra Bakker (Amsterdam UMC), principial educator ‘werving en selectie aios’

‘De gynaecologie in het Amsterdam UMC heeft haar sollicitatieprocedure al in 2019 drastisch aangepast, met name om niet-gepromoveerden ook meer kansen te geven, en daarmee een diverse aiospool te krijgen. Als je een promotietraject had gedaan, was je eigenlijk “verzekerd” van een opleidingsplek. De manier waarop we nu ook anderen zonder promotie meer kansen geven, is doordat we naast het domein wetenschap ook andere ervaringen uitvragen, zoals maatschappelijke impact, innovatie, technologie, management- en onderwijservaring. We vragen niet meer om een cv of motivatiebrief, maar laten de sollicitanten een standaard­vragenformulier invullen, waarop ze per domein kunnen aangeven of en welke ervaring ze hebben. Wel waarderen we wetenschap nog iets meer dan onderwijservaring bijvoorbeeld. Iemand die jarenlang onderzoek heeft gedaan, heeft een streepje voor op een kandidaat die bijvoorbeeld alleen een jaar onderwijs heeft gegeven naast klinisch werk. Uit die puntentelling komt dan een ranking, en de kandidaten die het hoogste scoren worden uitgenodigd voor een gesprek. De vragenlijsten die de kandidaten moeten invullen anonimiseert het onderwijsbureau. Bij het bepalen van wie er op sollicitatie­gesprek komt, weten we dus niet om wie het gaat. Deze anonimiteit draagt bij aan de objectiviteit. In 2023 hadden we bijvoorbeeld acht plekken te vergeven voor de instroom in 2024, waarvan zes voor gepromoveerden en twee voor niet-gepromoveerden met veel klinische ervaring.

‘De vijver waar we uit kunnen vissen qua diversiteit is niet al te groot’

Meertaligheid opnemen in de vragenlijst om daarmee mensen met een migratieachtergrond meer uit te ­lichten, kan tevens bijdragen aan diversiteit. Overigens merken we dat de vijver waar we uit kunnen vissen qua diversiteit niet al te groot is. Dat is een groter probleem waar wij niet direct invloed op hebben.

Ook hebben we het sollicitatiegesprek strakgetrokken door alle kandidaten dezelfde vragen te stellen. We vragen de competenties uit aan de hand van de bekende STARR-methodiek (situatie, taak, actie, resultaat en reflectie). Alle commissieleden scoren die competenties tijdens het gesprek op een standaardformulier. De totaalscores worden geanonimiseerd ver­zameld; daaruit volgt een lijst met de hoogst scorende kandidaten. Daarna onthullen we pas de namen. En dan kunnen we niet anders dan het eens zijn met elkaar, aangezien we van de best scorenden hadden afgesproken die aan te nemen. Het moment van beslissen over een kandidaat lag in het verleden eigenlijk aan het einde van de gesprekken: we hebben dat moment naar voren gehaald, waardoor er aan het eind ook geen discussie meer is. We kiezen nu minder dan eerst op ons onderbuikgevoel en hebben duidelijkere criteria waarop we selecteren.’

Nynke Kalkers (OLVG), opleider en neuroloog

‘Als OLVG werken we al sinds langere tijd samen met onder meer het Amsterdam UMC in een ­regionaal opleidingsnetwerk. Toen de vakgroepen Neurologie van locatie VU en AMC gingen fuseren, hebben we besloten om maar meteen over te gaan op een regionale werving en selectie van aiossen. Daarbij vonden we het belangrijk dat de aniossen uit perifere klinieken niet het gevoel hadden dat ze er bij voorbaat uit lagen omdat ze niet gepromoveerd zijn. Het percentage gepromoveerde neurologen is namelijk erg hoog, en daardoor kleeft het imago aan de neurologie dat je kennelijk gepromoveerd moet zijn om in opleiding te komen.

‘We werken niet meer met een motivatie­brief en een cv’

Dus toen zijn we te rade gegaan bij de gynaecologie in Amsterdam en besloten we om bij de sollicitatieronde in 2023 hun procedure gedeeltelijk over te nemen. Al gaan wij niet zo ver als zij door te anonimiseren. We willen namelijk ook meewegen hoe iemand in een groep werkt en of iemand over goede klinische vaardigheden beschikt. Bijna altijd kent iemand van de commissie de sollicitant uit de kliniek, mede omdat wij drie aiossen in onze sollicitatiecommissie hebben. Maar we werken dus niet meer met een motivatiebrief en een cv, want een mooie brief zegt eigenlijk niets, en sinds de introductie van ChatGPT al helemaal niet. Wel werken we met een standaardvragenlijst waarin we de ervaringen van de kandidaten op bepaalde gebieden uitvragen, dus bijvoorbeeld in onderwijs en innovatie. Maar ook kan het iets zijn wat niet in die categorieën valt, dan valt het onder het kopje “out of the box”. Daar kan een sollicitant noemen dat die een andere culturele achtergrond heeft. Onze ervaring is dat de kandidaten de ervaringen uit de vragenlijst ook wel in het cv of de brief hadden staan, maar doordat ze die ervaringen ook moeten toelichten, is dat voor ons veel inzichtelijker.

We wegen het geheel aan competenties en eigenschappen van de kandidaat en op basis daarvan maken we een selectie. We hebben daardoor sinds vorig jaar ook mensen aangenomen die geen zes of zeven vinkjes hebben, oftewel kandidaten die minder op onszelf lijken, en ook relatief minder promovendi. Al met al leverde de nieuwe werkwijze in ­eerste instantie wel wat emoties op bij promotoren en promovendi. Maar we gaan dit jaar de tweede ronde in dat we het zo doen, en is het duidelijk voor iedereen dat we een mix van profielen willen aannemen. Maar cv-building gaan we met deze procedure niet tegen, want we hebben nu eenmaal veel kandidaten om uit te kiezen. Zo hebben we dit jaar 26 kandidaten voor negen plekken.’

Opleider en chirurg Bas Verhoeven, tevens voorzitter van concilium chirurgicum en lid opleidingscommissie Radboudumc

‘De logistieke aspecten van onze sollicitatieprocedure zijn bij de chirurgie landelijk geregeld, zoals de datum van het insturen van de brieven, de sollicitatiegesprekken en de uitslagdata. Daardoor zijn onze procedures goed vindbaar en transparant. De brieven gaan naar het ­landelijk bureau en die stuurt deze door naar de twee regio’s waar de kandidaten willen solliciteren. Maar iedere regio geeft vervolgens zijn eigen invulling aan de sollicitatie­gesprekken. In het Radboudumc hebben we altijd een aios bij het gesprek zitten, die uitgebreid onderzoek naar de kandidaat heeft gedaan door referenten te vragen. De commissieleden vragen gestructureerd naar verschillende competenties bij iedere kandidaat. Ook heeft een deel van de commissie een training over selectie en diversiteit gevolgd. Bij ons telt alles mee wat iemand gedaan heeft. Of dat nu in het onderwijs zit, kwaliteit, vrijwilligerswerk of een eigen bedrijf. Maar het belangrijkste is dat iemand goed in de klinisch-chirurgische praktijk functioneert als anios. Promoveren is zeker niet een garantie voor een opleidingsplek. Aniossen vragen mij weleens: wat moet ik doen om het te worden? En dan zeg ik: jezelf zijn. Want sollicitatiesucces is soms bepaald door een knallend cv, soms door een motivatiebrief die sterk is, of een sollicitatiegesprek dat goed loopt. En sowieso blijft er altijd iets oneerlijks in zitten, omdat je een beginnende (vaak jonge) anios niet altijd goed kunt vergelijken met een gepromoveerde (wat oudere) kandidaat.

‘Ik vind anonimiseren van een deel van het proces wel lastig’

Qua culturele achtergrond merken we dat de diversiteit onder de sollicitanten niet altijd even groot is. Ze voelen zich mogelijk niet passen in de groep en dat schrikt hen af om te solliciteren. De procedure bij de gynaecologie in Amsterdam klinkt interessant, maar in eerste instantie vind ik anonimiseren van een deel van het ­proces wel lastig. Je gaat iemand toch voor zes jaar opleiden, dan wil je wel weten hoe iemand in de groep ligt. Dus we willen het liefst de kandidaten wel uit de kliniek kennen. En wat ingewikkeld is, is dat je niet altijd weet waarop je moet selecteren: want we kunnen heel moeilijk voorspellen wie er uiteindelijk een goede chirurg wordt. Om het echt heel eerlijk en transparant te doen zou je, bij wijze van spreken, een landelijke loting moeten toepassen.’

Opleider en internist Adrienne Zandbergen, tevens lid opleidingscommissie Erasmus MC

‘Het Erasmus MC heeft vorig jaar werkafspraken opgesteld voor de ­werving- en selectie­procedures voor al haar medisch-­specialistische vervolgopleidingen, zodat deze transparanter en een­duidiger worden. Zo vinden we dat kandidaten de procedures goed ­moeten kunnen vinden en weten wat ze kunnen verwachten, wat betreft aantal gesprekken bijvoorbeeld. Maar ook wat de precieze functie-eisen zijn, want bij aniossen speelt ook dat ze niet altijd goed weten wat er van hen verwacht wordt om in opleiding te komen, waardoor ze mogelijk niet ­solliciteren. Daarnaast vinden we dat de sollicitatiecommissies zo divers mogelijk moeten zijn. De commissie moet in ieder geval bestaan uit opleiders van zowel de umc’s als de perifere ziekenhuizen, en uit een aios. En de aanbeveling is om de commissie aan te vullen met een opleider uit een ander specialisme, een patiënt of een hr-functionaris. Ook adviseren we alle commissies een training werving en selectie te volgen, waar diversiteit en inclusie aan bod komen. Een dergelijke training is belangrijk voor de bewustwording van je eigen blinde vlekken, zodat je niet alleen degenen aanneemt die het meest op je lijken.

Vanuit de centrale opleidingscommissie is de procedure van werving en selectie sinds vorig jaar een vast onderwerp bij de jaargesprekken met de opleidingen. Dat dit standaard op de agenda staat is al winst, want voorheen hadden we het er nauwelijks over. En het is ook gewoon moeilijk, een goed sollicitatieproces inrichten.

‘We vinden dat de sollicitatiecommissies zo divers mogelijk moeten zijn’

Als ik dan kijk naar mijn eigen opleiding, die van de interne geneeskunde in het Erasmus MC, dan hebben wij die training inmiddels gedaan. En dat heeft bij ons ook echt tot aanpassingen geleid. Voor de eerstvolgende sollicitatieronde voeren we een gestructureerd gesprek in, waar we alle kandidaten dezelfde vragen ­stellen, bijvoorbeeld met betrekking tot de competenties samenwerken en analytisch vermogen. We hebben vast­gelegd op welke wijze we scores toekennen en uit de daaropvolgende ranking volgt wie er worden aangenomen. We zorgen ook dat we altijd één arts met een niet-westerse achtergrond in de sollicitatiecommissie hebben. Dat is nog steeds te weinig, maar het is een begin. En in de afgelopen jaren kiezen we, naast wetenschappelijke ervaring of promotie, ook heel bewust voor ervaring in andere profielen, zoals onderwijs, innovatie, management. Het persoonlijke verhaal en een bijzondere levensloop van een kandidaat, ­bijvoorbeeld door een migratieachtergrond of mantelzorg, nemen we ook mee in de beoordeling van competenties. Dus als iemand met een migratie­achtergrond op jonge leeftijd naar Nederland kwam, de taal moest leren en geneeskunde is gaan studeren, zegt dat natuurlijk enorm veel over iemands competenties en krijgt ­diegene daar extra “punten” voor.

Maar de procedure is nog niet perfect, zo zou de sollicitatiecommissie bijvoorbeeld nog diverser moeten zijn. Dus het optimaliseren van onze werving en selectie is work in progress.’